Vær opmærksom på dobbeltroller og inhabilitet i menighedsrådet

Det kan skabe mistillid i menigheden og sognet, hvis menighedsrådsmedlemmer har mere end én kasket på i rådsarbejdet. Center for Frivilligt Socialt Arbejde anbefaler at drøfte habilitetsspørgsmålet – inden problemerne opstår

”Forventningsafstemning er altid vigtig i bestyrelsesarbejde, men er der nogle medlemmer, der har dobbeltroller, er det endnu vigtigere at afklare, hvem der har hvilke roller,” siger Torsten Højmark Blunck Hansen fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde, Foto: Tegning af Morten Voigt

Alterdugen er plettet, dåbsværelset roder mere end godt er, og under kirkebænkene hober nullermændene sig op. Kontaktpersonen har forgæves forsøgt at tale med kirketjeneren om rengøringen i kirken, men kan ikke trænge igennem. Derfor er næste punkt på dagsordenen til menighedsrådsmødet, hvordan man håndterer kirketjenerens gentagne forsømmelser.

Imidlertid har flere rådsmedlemmer kendt kirketjeneren i over tyve år. Deres børn har leget sammen, de deltager sammen i sognets litteraturkreds, og de ses privat til en øl i haven og inviterer hinanden med til familiefester.

Eksemplet er tænkt, men ikke ukendt i landets mange menighedsråd. Relationer blandt kirkens personale, menighedsrådsmedlemmer og kirkegængere er ikke unormale. Det kan være venskaber, ægteskaber eller andre familiære relationer, der er i spil, eller blot bekendtskaber, der strækker sig langt tilbage i tid. Måske er menighedsrådsformanden ungdomsven med præsten, eller måske sidder kirketjenerens svigerinde i menighedsrådet.

Ansattes familiemedlemmer kan godt vælges ind i menighedsrådet

Dobbeltroller og heraf følgende habilitetsproblemer er en udfordring, man også kender til i det frivillige foreningsliv, fortæller konsulent og rådgiver i Center for Frivilligt Socialt Arbejde, Torsten Højmark Blunck Hansen.

”Dobbeltroller kan være udfordrende, men i nogle sammenhænge kan de også tilføre arbejdet noget positivt. De kan bibringe en større indsigt, et bredere netværk og en erfaring på tværs af forskellige områder,” siger han.

I det frivillige foreningsliv er man ikke underlagt forvaltningsloven, hvilket betyder, at man kan være både bestyrelsesmedlem og ansat på én gang. Et menighedsråd er derimod underlagt denne lovgivning, hvilket betyder, at du ikke kan vælges til menighedsrådet, hvis du er ansat mere end otte timer ugentligt i kirken eller på kirkegården. Ansattes ægtefæller, forældre eller andre familiemedlemmer kan derimod godt vælges ind i menighedsrådet.

Når menighedsrådet er underlagt forvaltningsloven, betyder det også, at man som menighedsrådsmedlem er juridisk forpligtet til at gøre opmærksom på, hvis man er inhabil i en sag. Det kan både handle om venskaber, familierelationer, økonomi og engagement i andre foreninger eller virksomheder.

Dobbeltroller kan skabe en mistro i menigheden og sogne

Det er menighedsrådet, ikke det enkelte medlem, der afgør, om et medlem har en sådan interesse i en sag, at han ikke bør deltage i en given forhandling og afstemning. Har rådet brug for sparring, kan beslutningen indbringes for biskoppen.

Det gjorde man i Nyvang Sogn ved Kalundborg på Vestsjælland tilbage i 2011. Her stod man i den situation, at et ægtepar var blevet valgt til menighedsrådet, og den ene part ønskede at stille op til formandsposten. Tvivlen gik på, om den anden part måtte deltage i afstemningen. Menighedsrådet spurgte derfor biskop i Roskilde Stift, Peter Fischer-Møller, til råds. Han mente ikke, at det var et problem, at den ene ægtefælle kunne stemme på den anden.

Konsulent og rådgiver i Center for Frivilligt Socialt Arbejde, Torsten Højmark Blunck Hansen, anbefaler, at man i menighedsrådet bruger tid på at klarlægge eventuelle dobbeltroller og sammenhænge, hvor der kan opstå habilitetsproblemer, inden de opstår.

”Den største udfordring er måske, at dobbeltroller kan skabe en mistro i menigheden og sognet. Det er ikke sikkert, at der er grundlag for en sådan mistro, men det er vigtigt, at man har talt om, hvordan man håndterer eventuelle habilitetsproblemer, og at man har lagt en plan for, hvordan man melder ud om håndteringen,” siger han.

Torsten Højmark Blunck Hansen anbefaler konkret, at man vælger to medlemmer, der ikke har nogen privat forbindelse, til at have tegningsretten, det vil sige være dem, der kan underskrive på menighedsrådets vegne og tilgå rådets bankkonti. I menighedsrådsloven lyder det, at formanden automatisk er tegningsberettiget, og dertil skal rådet vælge endnu et medlem, der tildeles retten.  

”For eksempel er det ikke anbefalelsesværdigt, at man vælger et ægtepar til at have tegningsret. Det er selvfølgelig langt de færreste, der vil løbe med kassen, men det er bedst at sikre sig, at der ikke opstår nogen som helst form for mistillid til menighedsrådet,” siger han.   

Han forklarer, at det dertil er vigtigt, at et menighedsrådsmedlem udelukkes fra en forhandling og en afstemning, hvis medlemmet er tæt forbundet med for eksempel den ansatte, rådet skal tale om. Det er nemlig et problem, hvis relationen forhindrer ham i at træffe en beslutning, der er i menighedsrådets interesse frem for hans egen private interesse.

”Det kan både blive ubehageligt for menighedsrådsmedlemmet, der kan komme i en situation, hvor han for eksempel skal være med til at træffe en beslutning om at fyre en bekendt gennem mange år. Og samtidigt kan det være med til at forplumre drøftelsen og beslutningen, hvis et menighedsrådsmedlem ikke er i stand til at sætte egne interesser eller en fortrolig viden til side,” siger Torsten Højmark Blunck Hansen.

Hav blik for habilitetsproblemer, når nye medlemmer rekrutteres

Et andet værktøj til at håndtere denne problematik er en klarlægning af og respekt for arbejdsgange.

”Forventningsafstemning er altid vigtig i bestyrelsesarbejde, men er der nogle medlemmer, der har dobbeltroller, er det endnu vigtigere at afklare, hvem der har hvilke roller samt hvilket mandat og hvilke formelle kompetencer, der er knyttet til rollerne,” siger han.

Helt konkret anbefaler han, at menighedsrådet nedskriver en delegationsplan.

“En delegationsplan er en formel uddelegering af beslutningskompetence til for eksempel en formand, en kontaktperson, et udvalg eller en aktivitetsgruppe. Ofte er denne uddelegering af opgaver bare en del af den daglige arbejdsgang, men det kan være en stor hjælp at formalisere den ved at skrive den ned,” siger han.   

Torsten Højmark Blunck Hansen deler et tænkt eksempel om en ansat i kirken, der er til en privat grillfest med et medlem af menighedsrådet. Den ansatte er utilfreds med en afgørelse, som menighedsrådets kontaktperson har truffet og klager sin nød til menighedsrådsmedlemmet, der også er en god ven. Den ansatte beder rådsmedlemmet om at gøre noget ved situationen.

”Her er det vigtigt, at menighedsrådsmedlemmet siger: ’Vi er her som venner’. Han skal henvise til arbejdsgangene og bede den ansatte om at klare det med den, der formelt set har denne opgave,” siger han.    

Han anbefaler, at man både i rekrutteringssituationen og i fordelingen af roller og ansvar overvejer, om der kan være konstellationer, der kan være udfordrende i forhold til spørgsmålet om habilitet.

”Der behøver ikke at være et decideret juridisk problem, men det er vigtigt på forhånd at overveje de udfordringer, der kan opstå, hvis flere i menighedsrådet indtager en form for dobbeltrolle, ” siger han.