Fokus på kontaktpersonen

Sogn i Aalborg deler ledelsen mellem ansat og frivillig: Vigtigt med klar fordeling af ansvar

Vagtskema, sygefravær og vikarer - det er nogle af de opgaver, som den administrative leder i Vejgaard Sogn tager sig af. Det sikrer daglig ledelse i det 13.000 sognebørn store sogn og gør det muligt at forebygge konflikter. Foto: Kåre Gade

I Vejgaard Sogn er ansvaret for ledelse fordelt mellem en ansat, administrativ leder og en frivillig kontaktperson. “Et sogn på vores størrelse er simpelthen nødt til at have en administrativ leder ansat, hvis det skal fungere i dagligdagen,” mener menighedsrådsformand

Som administrativ leder er Birgitte Olesen vært for de fleste mus-samtaler i Vejgaard Sogn i Aalborg, men skal også selv til mus-samtale hos menighedsrådets kontaktpersonen én gang om året. 

Det er blot ét eksempel på, hvordan det nordjyske sogn har skabt faste rammer for, hvordan ledelsen af sognet bliver fordelt mellem en ansat og en frivillig. 

“Det giver virkelig en ro, at der er en, der kan styre sådan et stort hus som vores i dagligdagen,” siger Anne Helene Winther, menighedsrådsformand i Vejgaard Sogn. 

Sogn har ansat administrativ leder

Hun henviser til ansættelsen af en administrativ leder. Vejgaard er et af de sogne i folkekirken, der har valgt at ansætte en daglig leder ved siden af valget af en kontaktperson i menighedsrådet. 

Sognet har lidt over 13.000 sognebørn, to organister og tre kirketjenere. 

“Et sogn på vores størrelse er simpelthen nødt til at have en administrativ leder ansat, hvis det skal fungere i dagligdagen,” mener menighedsrådsformanden. 

Leder har fået ansvar fra menighedsråd

Og hvordan fungerer det så? Birgitte Olesen fortæller, hun for eksempel har fået ansvar for områder, der gør hverdagen lettere, ved at de ikke kræver involvering af menighedsrådet:

  • Daglige indkøb af for eksempel en ny støvsuger eller stearinlys
  • Ledelse af kirkefunktionærerne (kirketjenere, organister, kirke- og kulturmedarbejder og kordegne)
  • Afholdelse af mus-samtaler med kirkefunktionærerne
  • Planlægning af vagtskema 
  • Håndtering af sygefravær og indhentning af vikarer

“Græsrødderne på gulvet har efterspurgt ledelse"

Hun taler om ledelse ud fra en bred erfaring fra folkekirken. Som tidligere kordegn i forskellige sogne i landet har hun oplevet, hvordan “ledelse er blevet det nye sort i folkekirken de sidste fem til ti år.” 

“Græsrødderne på gulvet har efterspurgt ledelse i dagligdagen i mange år, og jeg oplevede personligt et menighedsråd, hvor der var konflikter og derfor brug for, at der var en leder til stede i dagligdagen,” siger hun. 

At være administrativ leder handler ikke om at “tromle sin holdning igennem,” understreger Birgitte Olesen. Det handler om at lede og fordele arbejdet med tillid til, at for eksempel organisten og kirke- og kulturmedarbejderen selv er i stand til at tilrettelægge deres arbejdsdag. 

“Der er en stor tradition for at være selvhjulpen i folkekirken, og det er slet ikke så skidt endda. Der skal bare være nogle klare rammer for, hvad der bliver forventet af dig som medarbejder, og det er de rammer, jeg skal bidrage med.” 

Skal aftale "ledelsesrum"

Birgitte Olesen fortæller om de ting, der i starten har gjort det svært at være administrativ leder. Det er for eksempel vigtigt at aftale “ledelsesrummet”, som hun kalder det. Hvem gør hvad? 

“Jeg ville for eksempel ikke synes om at blive underkendt af kontaktpersonen i en personalekonflikt. Jeg ville forvente, at jeg blev kaldt ind til en samtale om uenigheden. På den måde lærer jeg af det,” siger hun.

“Det brugte vi noget tid på at finde frem til i starten, hvor jeg albuede lidt frem for at skabe mit ledelsesrum. Vi kan godt være uenige, men når vi står over for fagfolk, der forsøger at udføre deres opgaver, kan vi ikke slås i toppen.” 

Menighedsrådsformand bifalder ansættelse af leder

Det er menighedsrådsformanden helt enig i. 

“Man skal klart og tydeligt gå ind og definere, hvad kontaktpersonens rolle er, når man ansætter en administrativ leder,” siger Anne Helene Winther, der har oplevet den administrative leder som en ekstra støtte, efter hun selv blev valgt i november 2018.

“Hos os er det for eksempel kontaktpersonen, der tager mus-samtalen med kirkegårdslederen og den administrative leder. Kontaktpersonen skal i det hele taget være støttende og vejledende i forhold til de udfordringer, som den daglige ledelse kommer ud for, og så har vi samtidig en klar forventning om, at den administrative leder løser de små ting i hverdagen.” 

Lys-krig endte med kompromis

Birgitte Olesen nævner et eksempel på den klare deling af ansvaret.

“Den lille lys-krig,” som hun kalder det med slet skjult ironi. Som administrativ leder havde hun sammen med menighedsrådet planer om at udskifte stearinlysene på alteret i kirken med olielys - for at spare penge. 
Det endte dog med, at præsterne fik det sidste ord. Sognet valgte at beholde stearinlysene, fordi præsterne mente, at det var sådan, det skulle være. 

“I starten af min ansættelse kunne sådan en lille lys-krig sagtens have udviklet sig,” mener den administrative leder.

“Men fordi vi har klare rammer for ledelse og ansvar, blev det aldrig et problem. Alteret er præstens område, og så er det selvfølgelig dem, der bestemmer over det. Pengene til at finansiere stearinlys kunne vi så finde på anden vis, det blev aldrig det store problem.” 
 

Fokus på kontaktpersonen

I en serie af artikler ser Kirke.dk nærmere på kontaktpersonen – det menighedsrådsmedlem i sognekirkerne, der er leder for kirkefunktionærerne. Hvordan fremmer kontaktpersonen et godt samarbejde mellem menighedsråd, medarbejdere og præster? Hvor krævende er opgaven, og hvilke faglige kompetencer bør kontaktpersonen besidde? Læs med og få gode råd og inspiration.

Læs alle artiklerne i serien