I december 2017 modtog stifterne og Kirkeministeriet en rapport fra konsulentfirmaerne Rambøll og Carve. Rapporten var resultatet af en undersøgelse af stifterne.
Forud for rapporten havde nogle af ministeriets folk, biskopperne, stiftskontorcheferne og stifternes medarbejdere medvirket til at klæde konsulenterne på, så de kunne lave deres konklusioner i rapporten.
Rapporten indeholdt mange konklusioner. En af de konklusioner, jeg mest hæftede mig ved var denne:
Den enkelte medarbejder prioriterer i høj grad sine egne opgaver, hvilket øger risikoen for, at tiden ikke bruges på det rigtige, og at der ikke er plads til nye opgaver uden at tilføre nye ressourcer.
Biskopper og kontorchefer udøver ledelse, men prioriteringen af opgaver er typisk meget afhængig af og drevet af den enkelte sag og det enkelte menighedsråds behov. Prioritering af opgaver sker oftest af den enkelte medarbejder, og kun i begrænset omfang af ledelsen - og slet ikke med afsæt i overblik over den samlede opgavemængde.
Medarbejdernes mulighed for at planlægge opgaveløsning udfordres af hasteopgaver og skiftende opgavepres. Opgavefordelingen mellem medarbejderne er ikke nødvendigvis baseret på en strategisk prioritering af kompetence- og ressourcebehov i forhold til opgaven.
Nogle sagsområder er i udgangspunktet bemandet af én medarbejder. Denne organisering er sårbar ifm. fravær, idet der ofte ikke er velfungerende back up-løsninger. Diskussion af, hvordan nye opgaver prioriteres, og hvad der er strategisk vigtige opgaver, er typisk ikke en diskussion, der fylder meget.
Det er jo klart en konklusion, der giver røde ører hos en ledelse.
Nu har vi haft lidt tid til at tænke over denne og de øvrige konklusioner i rapporten. Der været nedsat fire arbejdsgrupper mellem Kirkeministeriet, biskopperne og stiftskontorcheferne. Det arbejde har indtil nu resulteret i det ministeroplæg, der blev offentliggjort den 29. april 2019.
Det betyder, at vi har givet hinanden tid og mulighed for at gennemtænke, om alle rapportens konklusioner var helt præcise, eller om der var en god forklaring på stifternes måde at indrette sig.
Medarbejderne ved stiftsadministrationerne arbejder hver eneste dag på at svare på de henvendelser, der kommer ind på mail eller telefon. Og henvendelserne kan handle om alt det, som et menighedsråd kan komme ud for.
Nogle dage kan man næsten tænke, at vi kunne være med i det sagnomspundne radioprogram “Spørg Aarhus”, for selv en meget erfaren medarbejder kan blive udfordret og ty til at slå op i August Roesens Dansk Kirkeret fra 1976 bare for at få en ledetråd.
Den slags dage kan man ikke som leder udtænke store visionsplaner om arbejdet i stiftsadministrationen. Der må man smøge ærmerne op og prøve at hjælpe det menighedsråd eller provstiudvalg videre, det har rettet henvendelse.
Og helt ærligt, så er det den slags dage, man går glad og opbygget hjem, fordi man gjorde en forskel.
Det betyder selvfølgelig ikke, at vi ikke skal tænke visionært og strategisk for vores stiftsadministrationer. Og vi håber også, at der bliver taget godt imod ministeroplægget og budgetmodellen, så vi kender rammen for stifternes arbejde i de kommende år, både opgavemæssigt og økonomisk.
Men der skal nu altid være plads til også at tage dig af de skæve henvendelser, som sætter systemet lidt på prøve.
Jette Madsen er stiftskontorchef i Aarhus Stift.