Ledelsesrådgiver Torben Wiese og mødeleder Mette Ullersted giver syv gode råd til at holde et succesfuldt møde.
1. Send en tydelig dagsorden ud inden mødet
”Dagsordenen skal være motiverende, så det er noget deltagerne glæder sig til, og så den sætter tanker i gang hos deltagerne allerede inden mødet,” siger Torben Wiese, der er foredragsholder og ledelsesrådgiver.
Mette Ullersted, der arbejder som proceskonsulent og mødeleder siger: ”Mødelederen har ofte en opfattelse af, at den dagsorden han eller hun har skrevet er meget tydelig. Men hvis et punkt hedder ”sommerfest”, skal I så evaluere sidste sommerfest, planlægge den nye sommerfest eller diskutere om I overhovedet skal have en?” spørger Mette Ullersted og fortsætter: ”Mødelederen kan øve sig i at forklare, hvad drøftelsen skal føre til, i stedet for kun at skrive at et punkt skal drøftes.”
2. ”Eventuelt” behøver ikke være sidste punkt
Torben Wiese foreslår, at punktet bliver rykket længere op på programmet, så det ikke gemmes til sidst, hvor deltagerne er trætte. ”Under punktet er der plads til at snakke om arbejdsglæde, at fejre succeser og til at deltagerne kan komme med egne idéer og give feedback til hinanden. Så kan budgetgennemgangen i stedet blive rykket ned til sidste punkt,” siger han.
3. Skab variation under mødet
”Mødelederen skal ikke bare give ordet til dem, der rækker hånden i vejret,” siger Mette Ullersted og foreslår, at arbejdsformen tilrettelægges efter de forskellige punkter på dagsordenen. ”Nogle gange skal alle diskutere et punkt i fællesskab, nogle gange er det bedst at arbejde i tomandsgrupper, og andre gange skal alle have to minutters stilhed til at tænke,” forklarer hun. ”Det er vigtigt at mødelederen afslutter et punkt, når punktet ikke har brug for mere tid, i stedet for at vente til deltagerne ikke har mere på hjerte. Det kræver mod af mødelederen, men det er nødvendigt” siger Mette Ullersted.
4. Sæt pris på deltagerne
Det er vigtigt at mødelederen afslutter et punkt, når punktet ikke har brug for mere tid, i stedet for at vente til deltagerne ikke har mere på hjerte. Det kræver mod af mødelederen, men det er nødvendigt
Mette Ullersted
”Det er vigtigt at deltagerne får at vide, at mødelederen er glad for at de er kommet, at de gør en forskel for organisationen,” siger Torben Wiese og fortsætter: ”Hvis deltagerne er frivillige, som mange jo er i det kirkelige arbejde, kan det kræve endnu mere motivation fra den, der styrer mødet.”
5. Hjælp deltagerne med at være aktive
”Spørg ikke deltagerne om der er spørgsmål efter et punkt er gennemgået, men bed dem om at diskutere punktet to og to, og så kan de komme med en kommentar til punktet bagefter,” siger Torben Wiese. Lederen kan også uddelegere nogle af punkterne på dagsordenen til deltagerne på forhånd, så det ikke kun er mødelederen, der gennemgår dagsordenen. ”Det gør, at de andre lytter mere og bedre, fordi de ved at deres oplæg er det næste. De vil også gerne have, at de andre lytter, når de selv holder oplæg,” siger Torben Wiese.
6. Prøv noget nyt
”Mødet behøver ikke altid at blive holdt samme sted og med de samme faste pladser,” siger Torben Wiese: ”Deltagerne kan skifte pladser i lokalet undervejs eller fra gang til gang. Mødelederen kan også bede en medarbejder fra en anden kirke om at komme til mødet for at fortælle hvordan tingene foregår hos dem”.
7. Hold tiden
Start til tiden og slut til tiden. ”Det er at have respekt for andre mennesker,” siger Torben Wiese. ”I mødes til tiden, og bruger så de første 10 minutter på at snakke løs om hvordan det går. Herefter starter mødet, og så skal lederen holde den aftalte tid. Det er alfa og omega,” forklarer han. ”Hvis nogle punkter tager længere tid end forventet, må mødelederen gå videre og sige, at resten af punktet vil blive diskuteret på næste møde”.
Hvad kan mødedeltageren gøre?
Det er ikke kun mødelederen, der kan sørge for at et møde bliver vellykket. Mødedeltageren kan også gøre noget for, at mødet bliver godt.
Torben Wiese fortæller, at det er vigtigt at komme til mødet med en tilgang, der som minimum er konstruktiv, men også gerne positiv. ”Man kan på forhånd tænke over spørgsmålet: ”hvad kan jeg bidrage med i dag?” fortæller Torben Wiese.
Mette Ullersted fortæller, at deltageren kan hjælpe mødelederen ved på forhånd at stille spørgsmål, hvis nogle af punkterne på dagsordenen ikke er formuleret tydeligt nok. ”Hvis der på dagsordenen bare står, at et punkt er til diskussion, kan deltageren skrive til mødelederen og spørge, hvad formålet med diskussionen er,” fortæller Mette Ullersted og fortsætter: ”Skal der besluttes, koordineres eller ideudvikles? På den måde bliver mødedeltageren helt klar over, hvad han eller hun kan bidrage konstruktivt med på mødet, og lederen bliver mere opmærksom på formålet bag de enkelte punkter på dagsordenen inden mødet starter”.